Monitoraggio dei progetti - Emilia-Romagna digitale

Il sistema di monitoraggio dell’Iniziativa 1.1

Il sistema di monitoraggio dell’Iniziativa 1.1

La Regione Emilia-Romagna sta investendo da diversi anni risorse consistenti su progetti legati alla telematica, considerando il tema della Società dell’Informazione strategico per la crescita del territorio in termini di qualità della vita dei suoi cittadini e di competitività del sistema.

L’entità dello sforzo finanziario e la necessità di migliorare la trasparenza e la comunicazione con la collettività, ha spinto la Regione a istituire, attraverso lo strumento del Piano Telematico Regionale, il sistema di monitoraggio dei progetti finanziati dal Piano stesso e che è attivo dal marzo del 2003.

L’Iniziativa 1.1, per la quale è prevista un’attività di monitoraggio, per le caratteristiche che presenta (progetti di ricerca presentati da consorzi di enti partner, ecc.), ha presupposto un adattamento del sistema generale in termini di tempistiche, modalità di rilevazione e di variabili da monitorare.

La linea di continuità che lega questo “sistema ridefinito” con il monitoraggio del Piano telematico, è costituita dalla implementazione di una struttura “leggera” per non gravare il referente di progetto di carichi di lavoro eccessivi nel reperimento delle informazioni, “flessibile” in quanto in grado di recepire modifiche che potranno intervenire in corso d’opera e “partecipativo” perché costruito insieme ai progetti che possono avanzare in qualunque momento suggerimenti, riflessioni e necessità che il sistema dovrà, nei limiti del possibile, recepire e soddisfare.

L’architettura del sistema di monitoraggio

Per meglio illustrare l’architettura del sistema di monitoraggio di Iniziativa 1.1, possiamo partire distinguendone due elementi chiave:
•           gli attori (e i ruoli);
•           le attività;

Questi elementi costituiscono le chiavi di volta, che verranno di seguito esposti facendo leva, per scelte espositive, sugli attori coinvolti e sui loro ruoli e nello specifico:

- un Nucleo di esperti, previsto dal “Bando sulla ricerca e sviluppo per la società dell’informazione in attuazione dell’iniziativa 1.1. del Piano telematico regionale- Programma operativo 2002”, che costituisce l’organo tramite cui l’Amministrazione controlla l’avanzamento dei progetti ed in particolare ha il compito di esaminare i rendiconti e redigere un rapporto per l’Amministrazione. Solo a seguito di un parere favorevole di tale Nucleo, l’Amministrazione regionale provvederà, con appositi provvedimenti, a finanziare i progetti di ricerca

- Referenti di progetto dei soggetti capofila dei progetti di Iniziativa 1.1, che coordinano le diverse attività del progetto. Il Referente di progetto fornisce periodicamente al nucleo di esperti i dati sullo stato di avanzamento del progetto.

- i Partner di progetto costituiscono il terminale informativo dei Referenti capofila di progetto, per quanto riguarda lo stato di avanzamento delle attività di competenza e la fornitura dei prodotti previsti. Nello specifico forniscono ai Referenti dati aggiornati sullo stato di avanzamento delle attività e segnalano eventuali ritardi, criticità e scostamenti rispetto al piano esecutivo delle attività e dei prodotti forniti.

Tipologia dei dati da rilevare:

I dati di progetto rilevati dal sistema di monitoraggio sono di tre tipi:
      •  fisici (numero di attività svolte, tempi di realizzazione, numero di deliverables rilasciati, tempi di rilascio dei deliverables, criticità, ecc.)
      •  finanziari (costi sostenuti dal progetto nel periodo scorporati per voci di costo, costi sostenuti dai partner di progetto, ecc.)
      •  scientifici (dati sui principali risultati raggiunti dal progetto in termini di metodologie, creazione di strumenti, contributi all’innovazione, ecc, e in termini di ricadute del progetto).

Scansione temporale di rilevazione:
I dati sono rilevati con scansione trimestrale a partire dalla data di inizio di ogni progetto individuata in base alla data di firma della convenzione.

Modalità, fonti di fornitura dei dati e valutazione:
il Referente di progetto compila i due report trimestrali, uno che raccoglie i dati di tipo fisico e amministrativo e l’altro quelli di tipo scientifico fatti pervenire dai Partner di progetto, e li invia al Nucleo di Esperti. Il Nucleo valuta lo stato di avanzamento e i risultati di periodo del progetto dando un parere. Se questo è  positivo al progetto viene corrisposta la tranche trimestrale di  finanziamento regionale.