PAR-ER: Polo archivistico regionale

Gli enti pubblici sono ormai obbligati per legge ad una gestione documentale efficace e massimamente sicura. Ciò vale in particolar modo per la gestione dell’archivio corrente, e nella grande maggioranza degli enti emiliano-romagnoli, anche grazie ai risultati del progetto DOCAREA, avviene già.

Il ciclo di vita del documento non si esaurisce tuttavia nella sola dimensione dell’archivio corrente. È necessario infatti che il dato sia fruibile anche nei passaggi successivi, ossia quando entra negli archivi di deposito e in quelli storici. I costi per la realizzazione e la gestione di sistemi di conservazione di simili sistemi sarebbero però molto alti per gran parte degli enti locali del territorio regionale, ed è per questo motivo che nell’ambito del Piano Telematico si è pensato alla realizzazione di PAR-ER, il Polo archivistico regionale per la conservazione digitale, concepito come un archivio unico di concentrazione servente le amministrazioni del territorio. Il Polo nascerà per offrire una soluzione condivisa, affidabile e tempestiva al problema della conservazione dei documenti digitali delle pubbliche amministrazioni, nel pieno rispetto della normativa vigente e degli standard internazionali, sottraendo il patrimonio documentale dell’intero territorio ai rischi legati all’obsolescenza tecnologica.

Il Polo archivistico regionale è stato realizzato nel corso del 2009 ed è operativo a partire da gennaio 2010. La struttura ha iniziato a erogare i servizi di conservazione nel gennaio 2010, quando la Regione ha cominciato a trasferire i propri documenti nella struttura sorta presso l’Istituto per i beni artistici, culturali e naturali dell'Emilia-Romagna.

I prossimi passi porteranno ad una graduale adesione degli altri enti, con l’adozione degli standard di produzione e trattamento dei documenti necessari per la loro successiva archiviazione nel polo.